Het Early Warning System (EWS) van de Jeugdautoriteit draagt bij aan een veerkrachtige jeugdsector. De gegevens die zorgaanbieders periodiek aanleveren laten zien waar en wanneer iets mis dreigt te gaan in de continuïteit van zorg. Toezichthouders kunnen daar direct op inspelen, wat problemen helpt voorkomen. Gertjan Postma en Jouke Langhout overtuigden meer dan honderd aanbieders om mee te doen: ‘We zijn blij dat het EWS bij de Nederlandse Zorgautoriteit in vernieuwde vorm doorgaat, want het werkt.’

Jongeren op straat

Toen in 2020 een grote jeugdzorgvoorziening failliet ging, bracht dat een schokeffect teweeg in de jeugdsector. Gertjan Postma, projectleider van het Early Warning System (EWS) bij de Jeugdautoriteit (JA), weet het nog goed. "Er kwamen zo’n 200 jongeren op straat te staan, die daar ondergebracht waren in een verblijfssituatie met intensieve zorg. Een team van de aanbieder en het ministerie van VWS zat non-stop te bellen om die jongeren elders onder te brengen."

De problemen kwamen pas naar buiten toen het al te laat was. Niemand buiten de organisatie zag het aankomen. Om dit soort situaties te voorkomen, ontstond het idee om het Rijk vroegtijdig inzicht te geven in continuïteitsrisico’s. Postma: "Door de decentralisatie was de heersende gedachte dat dat niet nodig was. De jeugdzorg was immers de verantwoordelijkheid van gemeenten geworden."

Preventief inzicht

De wens om meer rust in het jeugdstelsel te brengen leidde in 2021 tot het convenant Bevorderen Continuïteit Jeugdzorg. Met als partners de Vereniging Nederlandse Gemeenten, brancheorganisaties, het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Postma: "Eén van de opdrachten uit het convenant was de ontwikkeling van een preventief toezichtmodel, het Early Warning System."

Vanuit zijn ervaring met dataprojecten en toezichtmodellen in andere zorgsectoren werd Postma vanuit de JA aangesteld als projectleider. Informatiemanager Jouke Langhout kwam erbij om te bouwen aan het EWS, en te zorgen dat het in gebruik genomen werd. "Het convenant bevatte een lijst met zaken die je moet weten om risico’s vroegtijdig te signaleren," zegt Langhout. "Dat was rijp en groen door elkaar, van financiële gegevens tot informatie over wachtlijsten. Duidelijke definities ontbraken nog."

Pilot in twee regio’s

Om te toetsen welke data bijdragen aan een goed werkend EWS startte de JA in 2022 met de Pilot informatievoorziening jeugdstelsel. Zo’n 23 aanbieders in de jeugdhulpregio’s Rotterdam Rijnmond en Hart van Brabant deden mee. Eén daarvan kreeg gedurende de pilot financiële problemen, wat meteen zichtbaar werd in de aangeleverde kwartaalcijfers. De JA bekeek vervolgens oudere gegevens van organisaties die niet meededen met de pilot, maar recent met continuïteitsproblemen bij de JA in beeld waren gekomen. Nagenoeg allemaal zouden ze eerder in beeld zijn gekomen als zij toen deel hadden genomen aan het EWS.

Op basis van de pilot stelde de JA een set gegevens samen die aanbieders via het EWS aanleveren. Zo beperkt mogelijk, om de administratieve last laag te houden: in totaal zo’n 3 uur per kwartaal. Langhout: "Ieder kwartaal vragen we gegevens op over opbrengsten, de belangrijkste kostenposten, aantallen cliënten en medewerkers. En één keer per jaar vragen we een uitgebreid overzicht van de financiële jaarcijfers op. En de begroting, want daarmee kun je naast terugkijken ook nog vooruitblikken."

Zendingswerk en weerwerk

Na de pilot gingen Postma en Langhout alle jeugdzorgregio’s langs om het systeem verder het land in te brengen. Hun zendingswerk bleek hard nodig. Dat er een convenant was getekend, verplichtte jeugdzorgaanbieders niet om gegevens te delen. "We hebben ook weerwerk gehad," herinnert Postma zich. "Bijvoorbeeld mensen die zeiden: dit is mijn verantwoordelijkheid als bestuurder, daar gaan jullie niet over."

De weerstand had onder meer te maken met de extra administratie die het EWS met zich mee zou brengen. "En met de vraag: wat is het nut en de noodzaak? Gaat het wel werken?" voegt Langhout toe. "Een argument dat we veel hoorden was: 'Wij zijn financieel gezond, dus waarom moeten we hieraan meedoen?'"

"Doe het voor de sector"

Postma en Langhout luisterden, en pleitten voor het belang van preventief toezicht. Hun oproep: als je niet voor jezelf meedoet, doe het dan voor de sector als geheel. En voor de kinderen en jongeren die moeten kunnen rekenen op hulp. Postma: "Dat overtuigde vooral de grotere organisaties. Die voelden de gedeelde maatschappelijke verantwoordelijkheid om ernstige continuïteitsproblemen en faillissementen te voorkomen. Daar krijgt de sector als geheel immers een slechte naam door."

Het aantal jeugdzorgaanbieders dat gegevens aanlevert via het EWS groeide stap voor stap. Inmiddels doen 112 organisaties vrijwillig mee, een aantal waar Langhout en Postma trots op zijn. "Alle JeugdzorgPlus-organisaties zitten erbij, en alle Gecertificeerde Instellingen voor jeugdbescherming. We missen vooral gecombineerde aanbieders, die jeugd-ggz en zorg voor volwassenen leveren. De jeugd-ggz is vaak maar een klein onderdeel van hun totale zorg. Bovendien vallen zij voor de volwassenenzorg al onder toezicht van de Nederlandse Zorgautoriteit."

Kijken wat er nodig is

De JA gebruikt de gegevens die aanbieders aanleveren om een risicoanalyse te maken, op basis van wat hen opvalt. Bijvoorbeeld plotselinge uitschieters, of juist ontwikkelingen over langere tijd zoals gestage winstdaling of meer externe inhuur van personeel. Aanbieders geven in het EWS ook aan welke mogelijke bedrijfsrisico’s zij zelf zien. Langhout: "Denk aan een belangrijke aanbesteding, een bestuurswissel of nieuw ICT-systeem." Dit biedt aanknopingspunten om samen in gesprek te gaan. In eerste instantie om de cijfers en informatie te duiden: wat speelt er bij de aanbieder, in de regio en in de sector? Is er nog aanvullende informatie nodig. Zo kunnen de JA en de aanbieders samen een goede inschatting van de situatie maken, en waar nodig het tij keren. 

Die gesprekken leveren de JA waardevolle inzichten op. En aanbieders stellen ze omgekeerd zelf ook op prijs, weet Postma: "Het biedt hen de gelegenheid om bij een onafhankelijke partij hun zorgen, wensen en bedenkingen te uiten. Over hun eigen bedrijfsvoering, en over bijvoorbeeld de samenwerking met de gemeente. Ze vinden het fijn om te merken dat er iets met hun gegevens gedaan wordt." Zo heeft het EWS de weg geopend om makkelijker signalen en vragen bij de Jeugdautoriteit neer te leggen. "Het contact is laagdrempeliger geworden. We zijn dichter naar de sector opgeschoven."

Het EWS in de toekomst

Per 1 januari 2026 treedt de wet Verbetering beschikbaarheid jeugdzorg in werking. Vanaf dat moment gaat de JA verder onder de vlag van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Aanbieders en Gecertificeerde Instellingen zijn dan wettelijk verplicht om gegevens aan te leveren via een vernieuwd EWS. Postma: "We zijn blij dat we het EWS bij de NZa in vernieuwde vorm voortzetten, want het werkt. Deze vorm van preventief toezicht past bij het complexe, gedecentraliseerde jeugdstelsel. Dankzij het EWS hoef je niet op elk signaal te reageren, maar kun je risicogestuurd werken en tijdig in gesprek gaan. Daar waar het echt nodig is."

De collega’s van de JA, en dus hun expertise en werkwijze, gaan mee en versterken de teams van de NZa. De opgebouwde stevige verbinding en samenwerking met de sector blijven zo behouden. De NZa brengt hun brede kennis en ervaring in op het gebied van toezicht, het zorgstelsel en data-analyse. Goede gesprekken met aanbieders blijven essentieel, leerde Langhout: "Zij hebben zicht op de praktijk, en weten welke gegevens zinvol zijn om uit te vragen." "En", voegt hij toe, "blijf hen stimuleren om mee te doen, ook als er straks een wettelijke grondslag is om gegevens aan te leveren. Laat bijvoorbeeld zien wat het EWS oplevert."